Import/Eksport kontaktów

Z Pomoc systemu CRM VISION
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania


System CRM Vision umożliwia Import gotowej listy kontaktów, np. z pliku Excel. Możliwy jest także Eksport dokonywany do takiego samego formatu pliku.

W celu wykonania importu lub eksportu kontaktów należy posiadać odpowiedni poziom uprawnień, zatem tylko powołane osoby mają taką możliwość.


Spis treści


Import danych

Import wykonujemy przez wybranie przycisku Import danych w module Kontakty.

Czynność polega na wybraniu z dysku komputera pliku z kontaktami, które chcemy umieścić w bazie. Dla zaimportowanych Kontaktów będzie można wykonywać takie same akcje jak dla Kontaktów dodanych pojedynczo w systemie CRM Vision. Wskazówki dotyczące importu są umieszczone w oknie Import listy kontaktów otwierającym się po kliknięciu przycisku Import danych.

  • Można zaimportować jedynie pliki w formacie MS Excel z odpowiednią strukturą kolumn. Struktura pliku dostępna po wykonaniu eksportu danych - wystarczy dokonać eksportu listy zawierającej co najmniej jeden kontakt, który może być przygotowany wyłącznie na potrzeby tegoż eksportu, np. dodanie nowego kontaktu o nazwie "A" bez uzupełniania innego rodzaju informacji.
KONTAKTY → Kontakty → import danych
Import eksport1.png

Import listy kontaktów

W karcie Import listy kontaktów należy:

  • wybrać z dysku plik w formacie MS Excel z listą kontaktów
  • ustalić Identyfikator kontaktu
  • ustalić rodzaje powtórzeń
  • ustalić sposób przypisywania opiekunów
Identyfikator kontaktu

Czyli "wyróżnik", według którego podczas importu będzie sprawdzane czy dany kontakt już w bazie istnieje, może to być nazwa skrócona lub NIP

Powtórzenia

Ustalamy czy system ma powielać te same kontakty następująco:

  1. Nadpisz - sposób importu polegający na zastępowaniu obecnej wartości pola treścią dodawaną - znajdującą się w importowanym pliku - akcja zostanie wykonana dla wszystkich komórek, co oznacza, że również puste zostaną wstawione w miejsce uzupełnionych.
  2. Scal - następuje wypełnienie w CRM Vision danymi komórek pustych oraz aktualizacja danych w komórkach wypełnionych.
  3. Nie nadpisuj - system pozostawia wcześniej utworzone wpisy (rekordy) bez zmian, nawet jeżeli w importowanym pliku znajdują się nowe (inne) dane pod tą samą nazwą skrótem lub nr NIP.
Opiekunowie

Ustalamy czy osoba importująca ma zostać uznana za opiekuna kontaktów. Jeżeli w importowanym pliku inny opiekun jest już oznaczony, nie jest konieczne ustanawianie siebie opiekunem, można także wymusić brak opiekuna

Karta Importu listy kontaktów
Information.png
Kontakty można importować tylko z arkuszy Microsoft Excel. Format arkusza jest ściśle określony - ma strukturę analogiczną do pliku wyeksportowanego z systemu CRM. Jeśli chcieliby Państwo zaimportować plik w innym formacie lub o innej strukturze, prosimy o [kontakt].
Information.png
Unikalnym identyfikatorem każdego kontaktu jest jego nazwa skrócona lub numer NIP (wybierane każdorazowo podczas importu).
Information.png
Jeżeli:
  • opcja nadpisywanie będzie zaznaczona, kontakty o tym samym identyfikatorze zostaną całkowicie zastąpione danymi z wczytywanego arkusza.
  • zostanie zaznaczona opcja scalania, u powtarzających się kontaktów nadpisane zostaną tylko wypełnione komórki z arkusza (puste komórki w arkuszu nie wpłyną na istniejące kontakty).
  • zaznaczona będzie opcja nie nadpisuj, powtarzające się kontakty nie zostaną wczytane.
↑ spis treści

Eksport danych

Wybranie przycisku Eksport danych otworzy okno zapisu pliku w wybranym przez użytkownika miejscu na dysku. Można wyeksportować całą listę kontaktów lub tylko część według ściśle określonych kryteriów po wykonaniu wyszukiwania.

KONTAKTY → Kontakty → eksport danych
Import eksport2.png
↑ spis treści


Osobiste
Przestrzenie nazw

Warianty
Działania
Nawigacja
Narzędzia