KONTAKTY - Q&A

Z Pomoc systemu CRM VISION
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania


Spis treści


Jak dodać własne statusy kontaktów?

W zakładce Admin → Słowniki danych istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości własnych statusów kontrahentów. Dodatkowo dla każdego z nich można określić kolorystykę. Informacje o statusach kontaktów można znaleźć tutaj.


Czy można dodać własne kontakty zapisane w pliku, np. Excel?

Tak, można to zrobić przy użyciu przycisku Import danych znajdującego się pod listą kontaktów (zakładka: Kontakty). Dodatkowo można ustalić czy system ma nadpisywać powtarzające się Kontakty, łączyć je czy nie zapisywać w ogóle.


Jak wprowadzić kilka filii dużej firmy?

Każdą z filii można wprowadzić jako osobny kontakt powiązany z główną siedzibą firmy za pomocą sekcji Powiązane kontakty w Karcie kontaktu.


Jak wyszukiwać kontakty na liście?

Wyszukiwanie proste dostępne jest w górnej części listy kontaktów, natomiast wyszukiwanie zaawansowane po wybraniu przycisku kryteria zaawansowane. Zobacz szczegółowe informacje.


Jak grupować kontakty?

Kontakty grupujemy według dowolnie określonych kryteriów - grup. Kontakty → grupy kontaktów. Artykuł na temat tworzenia grup znajduje się tutaj.

↑ spis treści

Jak wysyłać mailing?

Mailing wysyłamy zawsze do grupy kontaktów. Zobacz szczegółowe informacje.


Jak odnaleźć kontakty których jestem jedynym opiekunem?

Aby odnaleźć kontakty, których jestem opiekunem należy wybrać z listy swoją nazwę używaną w systemie CRM Vision w nagłówku kolumny Opiekun Listy kontaktów (KONTAKTY → Kontakty → Opiekun) - w takiej sytuacji zostaną wyświetlone wszystkie kontakty, posiadające jednego lub kilkoro opiekunów wśród, których się znajduję.

Jeżeli chcemy wyszukać tylko kontakty, których jestem jedynym opiekunem należy skorzystać z kryteriów zaawansowanych i jako warunek (sekcja Warunki) wybrać z listy: Jedyny opiekun, a następnie siebie wśród dostępnych. Więcej na temat kryteriów zaawansowanych znajduje się w artykule Wyszukiwanie kontaktów.


Jak wysłać mailing tylko do wybranych kontrahentów, którzy są w różnych grupach?

Mailing wysyłany jest zawsze do grup, więc należy utworzyć nową grupę kontaktów na potrzeby danego mailingu. Można utworzyć np. grupę główną o nazwie "Mailing", a jako podgrupy - nazwy kolejnych pojedynczych mailingów. Ostatnim krokiem jest przypisanie kontrahentów do utworzonej grupy, co najłatwiej można wykonać przy pomocy funkcji "Dla zaznaczonych".

Powiązane artykuły: Tworzenie grup kontaktów oraz Tworzenie i wysyłka mailingu.


Jakie są możliwości przeniesienia danych kontrahentów do systemu CRM?

Przenoszenie danych kontrahentów do CRM Vision można wykonać w prosty sposób dzięki opcji Importu kontaktów. Dokładny opis możliwości znajduje się w artykule Import/Eksport kontaktów.

W jaki sposób można uzupełnić wybrane pola kontaktów danymi z Excela?

Przy użyciu funkcji Powtórzenia: Scal wybieranej podczas importu danych z pliku w formacie MS Excel.

Opcja scalania pozwala na dodanie danych kontaktów tylko do wybranych pól. W arkuszu wartości wpisujemy jedynie w komórki, które w CRM Vision mają zostać zaktualizowane, natomiast resztę pozostawiamy puste. Tak przygotowany plik importujemy do systemu. Import listy kontaktówsekcja Powtórzenia: Scal istniejące kontakty z kontaktami importowanymi.

↑ spis treści

W jaki sposób pokazać na liście kontakty, które zostały dodane do CRM w określonym czasie?

W CRM Vision do każdego nowo dodanego kontaktu automatycznie przypisywana jest data pozyskania. Korzystając z możliwości wyszukiwania według kryteriów zaawansowanych w odniesieniu do tej informacji można odnaleźć wszystkie kontakty pozyskane (dodane do CRM Vision) określonego dnia lub określonym przedziale czasowym. Opis wykonania takiego filtrowania krok po kroku znajduje się w artykule Wyszukiwanie kontaktów.


Jak efektywnie prowadzić kontakty z klientami za pomocą Działań?

W celu sprawnego planowania oraz tworzenia historii zdarzeń danego kontrahenta można korzystać z opcji Zapisz i zaplanuj podobne oraz sekcji Dyskusja. Pierwsza pozwala na oddzielne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń co ma wpływ na raportowanie. Druga natomiast na przejrzyste zarządzanie sprawami w czasie, tzn. opisywanie kolejnych prób kontaktu w danej sprawie w ramach jednego zdarzenia o zaplanowanym stanie końcowym, aż do uzyskania pożądanego efektu(np. wykonanie telefonu w celu umówienia spotkania oraz doprecyzowania potrzeb zgłaszanych przez klienta).
Zobacz też:


Jak bezpiecznie zmieniać hurtowo dane kontaktów?

Jeżeli chcemy dokonać zmian w licznej grupie kontaktów, np. 100, powinniśmy wykonać "backup" niniejszej listy. "Backup" (kopię bezpieczeństwa) edytowanych kontaktów należy wykonać poprzez dopisanie do specjalnie w tym celu przygotowanej grupy. Czynność taka pomoże na anulowanie zmian po ich dokonaniu, jeśli nastąpi tak konieczność.
Przykład:
Jeśli z grupy 1000 kontaktów o statusie "potencjalny" w części zostanie zmieniony status na "szansa" , "aktywny" lub "rezygnacja", po wykonaniu tej czynności nowe kontakty "szansa" wymieszają się z istniejącymi kontaktami "szansa". Jedynym sposobem, aby zobaczyć listę zmienionych kontaktów będzie użycie filtra z kryterium utworzonej wcześniej grupy. Jeśli stwierdzimy, że wszystko jest w porządku, grupę "zapasową" można usunąć.


Jak szybko wyświetlić kontakty dodane w ostatnim czasie, np. tygodniu, miesiącu?

Wyszukiwanie kontaktów z ostatniego okresu należy wykonać przy wykorzystaniu Wyszukiwania zaawansowanego.


Jak sprawdzić poprawność danych w pliku importu?

Podczas importu ważne jest kilka kwestii:
- format pliku - xls,
- jeden arkusz w pliku,
- odpowiednia kolejność i nazwy kolumn - tożsame z plikiem wyeksportowany tuż przed dokonaniem importu,
- ważne aby pierwsze trzy wiersze były identyczne jak w pliku eksportowanym (wpis w komórce A1, drugi wiersz pusty, tytuły kolumn w wierszu trzecim).
Jeśli nadal będzie występował problem z importem należy dokonać eksportu danych i porównać kolumny w obu plikach. W przypadku kiedy do CRM Vision zostało dodane własne pole dodatkowe już po wykonaniu eksportu, w pliku nie będzie ono widoczne, co może mieć wpływ na poprawność importowanych danych oraz bark możliwości dokonania aktualizacji bazy danych. Opis procesu importu znajduje się w artykule Import/Eksport kontaktów.

{top}

Czy jeśli w pliku MS Excel który importujemy mamy duplikaty, to który kontakt zostanie wgrany do systemu?

Jeśli zaznaczono opcję "scal" lub "nadpisz" - kolejny duplikat z MS Excel nadpisuje poprzedni. W efekcie np. dla opcji "nadpisz" pozostanie ostatni kontakt o danej nazwie z importowanego pliku.


Jak wyeksportować do pliku xls kilka grup kontaktów jednocześnie?

W tym celu należy wykorzystać wyszukiwanie według "kryteriów zaawansowanych" (prawy górny róg nad listą) dodając dwukrotnie warunek Grupa i wybierając właściwe, które chcemy wyeksportować. Szczegółowy opis czynności znajduje się w artykule Wyszukiwanie kontaktów.


Czy jest możliwość dołożenia kolumny do panelu startowego (KONTAKTY->Lista kontaktów) - data pozyskania kontaktu?

Możliwe jest uruchomienie dodatkowego pola daty, wyświetlanego właśnie na liście, w którym informacja o utworzeniu będzie umieszczana dla nowo utworzonych kontaktów na etapie tworzenia, natomiast dla już istniejących w systemie można dokonać aktualizacji danych poprzez:

  • krok 1. eksport do pliku xls,
  • krok 2. skopiowanie wartości z kolumny "daty pozyskania" do kolumny z dodatkowym polem daty,
  • krok 3. zaimportowanie tak przygotowanego pliku ponownie.

Aby uruchomić dodatkowe pole daty należy przejść do:

  • krok 1. ADMIN → Konfiguracja → Kontakty>Lista → Pokazać dodatkowe pole daty? : TAK
  • krok 2. ADMIN → Konfiguracja → Kontakty>Lista → Nazwa dodatkowego pola daty: np. 'Data pozyskania 2'

Cała operacja aktualizacji danych powinna zająć około 5-7 minut.


↑ spis treści
Osobiste
Przestrzenie nazw

Warianty
Działania
Nawigacja
Narzędzia