Karta kontaktu
Karta kontaktu pozwala na zapisanie:
- danych teleadresowych przedsiębiorstwa,
- informacji dotyczących osób w nim zatrudnionych - osoby kontaktowe,
- dokumentacji w formie elektronicznej tworzonej przy pomocy systemu CRM Vision oraz dodanej w formie plików,
- dokumentów finansowych, takich jak faktury,
- pozwala na oznaczenie powiązań z innymi przedsiębiorstwami znajdującymi się w bazie kontaktów,
- pozwala na oznaczenie powiązań z projektami, w których przedsiębiorstwo uczestniczy,
- osób odpowiedzialnych za kontakty - opiekun kontaktu,
- niestandardowych informacji zwiększających poziom obsługi.
- informacji o grupie / grupach do których przypisany został kontakt
- statusów (np. "potencjalny", "aktywny")
W Systemie CRM Vision można w prosty sposób aktualizować informacje o klientach oraz monitorować i planować działania które powinny zostać podjęte w celu zwiększenia jakości obsługi klienta. Im więcej informacji posiadamy o danym kliencie tym większe szanse na obsłużenie go w idealny sposób. W tym kontekście ważne są takie informacje jak data pozyskania klienta, źródło kontaktu. Możliwe jest wysyłanie wiadomości do wybranych kontaktów i grup kontaktów.
W Karcie Kontaktu otrzymujemy dostęp do Planu (Przyszłe Działania) oraz Historii (Działania zakończone, anulowane, wysłane mailingi). W tym miejscu można zapisywać wszelkie działania nowe lub zakończone, bez konieczności przechodzenia do modułu Działania, dzięki czemu pracę można wykonać szybko i sprawnie.
Spis treści
Widok pionowy karty kontaktu...
...lub widok poziomy. Zmiana widoku możliwa jest w ustawieniach indywidualnych każdego użytkownika.
Dane podstawowe
W sekcji podstawowych informacji o kontakcie zamieszczamy:
- nazwę skróconą która musi być unikalna gdyż stanowi jednocześnie identyfikator firmy w systemie
- pełną nazwę - tutaj należy umieścić pełną nazwę firmy np. YourVision - IT Solutions sp. z o.o.
- status kontaktu - nazwy statusów oraz ich kolorystykę można samodzielnie dostosować. W każdej chwili mamy również dostęp do pełnej historii zmian statusu
- uwagi - dowolna ilość tekstu określająca dodatkowe uwagi związane z danym kontaktem
Pola opcjonalne (Admin → Konfiguracja → Kontakty):
- opis - opcjonalne pole tekstowe, dodatkowy opis związany z kontaktem
- osoba - możliwość wpisania takich danych jak Nazwisko i Imię
- dodatkowe pole tekstowe widoczne na liście kontaktów
- dodatkowe pole liczbowe widoczne na liście kontaktów
Grupy
W systemie istnieje możliwość łatwego kategoryzowania kontrahentów. Możemy ich dzielić według dowolnych kryteriów np.:
- charakteru współpracy z naszą firmą (np. partnerzy, dostawcy, klienci),
- branży w której działają (budowlana, finansowa).
Każdy z kontrahentów może należeć do wielu grup co pozwala na bardzo elastyczne i wygodne wyszukiwanie. Grupowanie kontrahentów odgrywa również ważną rolę w kontekście wysyłania korespondencji seryjnej, gdyż mailing zawsze wysyłamy do wybranej grupy. W module Kontakty → grupy kontaktów możliwe jest samodzielne zdefiniowanie drzewa grup oraz ich nazewnictwa. Istnieje możliwość przydzielenia uprawnień dostępu do danej grupy dla poszczególnych użytkowników.
Dane firmowe
W sekcji danych firmowych można określić szczegółowe informacje o firmie takie jak numery NIP, REGON, KRS. W tej sekcji wpisujemy dane kontaktowe, takie jak ogólne numery telefonów czy główny adres e-mail.
Opiekunowie kontaktu
W tej sekcji istnieje możliwość określenia osób odpowiedzialnych za kontakt z danym klientem. Opiekunów kontaktu może być kilku, wybierani są spośród użytkowników systemu. Przy dodawaniu kontaktu, domyślnym opiekunem staje się osoba, wprowadzająca go do systemu. Szybkie przypisanie opiekuna do kilku kontaktów można wykonać z poziomu listy kontaktów przy pomocy funkcji "Dla zaznaczonych". Osoba, która jest opiekunem kontaktu ma możliwość edycji podstawowych informacji o nim oraz rejestrowania i planowania działań związanych z tym kontaktem.
Osoby kontaktowe
W tej sekcji możemy podać informacje odnośnie osób do kontaktu z danej firmy. Oprócz podstawowych danych kontaktowych takich jak numery telefonów, adresy e-mail do wspomnianych osób możemy również podać ich stanowiska oraz funkcje jakie pełnią w firmie np. określić osoby odpowiedzialne za zamówienia, płatności lub osoby do których należy wysyłać korespondencję. Oznaczenie funkcji osób pomaga np. przy hurtowym wysyłaniu faktur - wówczas mail z fakturą trafia do osoby, której została przypisana funkcja płatności.
W module Kontakty → osoby kontaktowe znajduje się lista wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie. Można wyszukać osoby według zadanych kryteriów np. wszystkich dyrektorów firm z branży budowlanej. Import osób do kontaktu lub eksport listy osób kontaktowych - możliwość samodzielnego importu danych z pliku w formacie xls (Excel). Przycisk do importu znajduje się na liście osób kontaktowych dla użytkowników posiadających uprawnienie do importu.
Adresy
Istnieje możliwość zdefiniowania do trzech różnych adresów danego kontrahenta: adresu głównego, adresu siedziby lub dostawy i adresu korespondencyjnego. Oczywiście jeżeli jeden adres spełnia wszystkie wspomniane funkcje nie ma konieczności wprowadzania kolejnych. Warto zwrócić uwagę na integrację z Zumi.pl która zapewnia możliwość podglądu lokalizacji kontrahenta na interaktywnej mapie. System posiada automatyczny mechanizm wykrywania województwa na podstawie podanego kodu pocztowego oraz walidację kodu dzięki czemu zminimalizowana jest możliwość podania błędnych danych adresowych. Istnieje możliwość szybkiego wyszukiwania kontaktów według danego województwa, kodu pocztowego lub nazwy ulicy.
FINANSE
W części tej zostały ujęte wszystkie elementy odpowiadające za sprawy finansowe związane z klientem / kontrahentem. Znajdziemy tutaj zarówno wszystkie przedstawione oferty, zamówienia, a także wystawione faktury oraz kwity magazynowe (WZ, PZ). W ramach finansów można także zdefiniować domyślne ustawienia dotyczące wystawiania dokumentów dla poszczególnych kontrahentów.
Faktury, zamówienia, zamówienia do dostawców i oferty
Z poziomu okna szczegółów kontrahenta użytkownicy o bardziej zaawansowanych uprawnieniach mogą szybko sprawdzić, jakie faktury zostały wystawione danemu kontrahentowi, jakie oferty i zamówienia zostały mu przypisane (wysłane). Dla wszystkich typów dokumentów system automatycznie obliczy łączną ich wartość, w przypadku faktur system zasygnalizuje również, jaki jest ich status płatności. Możemy w łatwy sposób przefiltrować dokumenty pod kątem konkretnej kategorii np. faktury zysków z abonamentu. W każdej chwili możemy sprawdzić szczegółowe informacje o danym dokumencie. Podgląd sekcji Ofert, zamówień, zamówień do dostawców dostępny jest tutaj.
Wystawianie dokumentów - ustawienia
Dla każdego z kontaktów można zdefiniować indywidualnie:
- wyświetlanie dodatkowego adresu, potrzebnego w sytuacji gdy adres dostawy różni się od adresu płatnika, opcje 'Dodaj również adres korespondecyjny na fakturze jeśli inny niż główny' oraz 'Dodaj również adres korespondecyjny na WZ jeśli inny niż główny'
- Zgoda na wysyłkę faktur drogą elektroniczną (zgodnie z przepisami, aby wysyłać faktury elektronicznie należy taką zgodę posiadać)
- Indywidualny termin płatności faktury - podawany w dniach
- domyślna waluta dokumentu, przydatna szczególnie w przypadku prowadzenia działalności eksportowej (opcja: Domyślna waluta)
- domyślna waluta dokumentów kontrahenta (opcja: Domyślny język)
- wartość domyślnego rabatu w procentach (opcja: Domyślny rabat) - jest to element wielocennikowości w CRM Vision - gdyż pozwala na ustalenie poziomu cen w odniesieniu do poszczególnych klientów.
PROJEKTY
Projekty
Kontakt można dołączyć do projektu zarejestrowanego w systemie, znacznie ułatwia to porządkowanie informacji i zwiększa szybkość ich wyszukiwania. Możliwe jest również przypisywanie wybranych osób kontaktowych z danej firmy do projektu.
PLIKI
Pliki (bezpośrednio powiązane z kontaktem)
Do każdego z kontaktów możemy dołączyć pliki - dokumenty z nim powiązane. Dołączane pliki mogą być w dowolnym formacie (pdf, doc, xls) i o dowolnym rozmiarze. Dzięki wbudowanemu mechanizmowi automatycznej numeracji kolejnych wersji plików w systemie możemy wgrać np. kilka wersji tej samej oferty, umowy, czy innego dokumentu bez konieczności usuwania poprzedniej co pozwala w każdej chwili na powrót do wcześniej stworzonej dokumentacji.
Pliki z powiązanych działań
Sekcja zawiera pliki związane z projektami z którymi powiązany jest również danych kontakt.
Pliki z powiązanych projektów
Sekcja zawiera pliki związane z działaniami przypisanymi do danego kontaktu.
POWIĄZANIA / INNE
Inne
W tej sekcji istnieje możliwość zdefiniowania takich informacji jak źródło kontaktu, pierwsze wrażenie. W przypadku konieczności utworzenia pola o specyficznej nazwie i przeznaczeniu można zdefiniować własne pola dodatkowe (Admin → Słowniki danych → Dodatkowe pola kontaktu). Przy podawaniu adresu e-mail można zaznaczyć opcję uwzględnij przy mailingu, dzięki czemu podany adres zostanie użyty podczas wysyłki korespondencji seryjnej.
Powiązane kontakty
W systemie można w łatwy sposób powiązać kontakty między sobą. Typowym przykładem kontaktów, które powinny być ze sobą powiązane to firma oraz jej filia lub oddział. Każdy z kontaktów w takiej relacji może być niezależny (mieć własne osoby do kontaktu, inne dane adresowe) jednakże jednocześnie są one ze sobą związane.
Przetwarzanie danych osobowych
Informacje o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w celach handlowych oraz marketingowych.
Powiązane kontakty
Sekcja pozwalająca na powiązanie wielu kontaktów, filii lub firm pozostających w dowolnej relacji, np. współpracujących.
Konta bankowe
Dla kontrahenta możemy podać dane dotyczące konta bankowego - określić które konto jest główne, podać numer konta i nazwę banku. System automatycznie podpowiada nazwę banku na podstawie numeru konta oraz weryfikuje poprawność wpisanego numeru.
Programy partnerskie
Istnieje możliwość samodzielnego zdefiniowania programów partnerskich, do których następnie możemy przypisywać kontrahentów. Możemy określić w jakim czasie dany klient należał do programu i podać dodatkowe informacje odnośnie np. indywidualnych ustaleń.
Linki
W ramach karty klienta można także umieścić dowolne linki, zarówno wewnątrzsystemowe, do plików na dyskach lokalnych czy też odnoszące się do dowolnych stron internetowych.
UWAGI
Uwagi dodatkowe
Pole umożliwiające wpisanie dowolnych uwag dotyczących danego kontaktu. Znajduje się na liście kontaktów, dzięki czemu informacja jest widoczna bez konieczności otwierania Karty kontaktu. Sekcja opcjonalna, uruchomienie możliwe: Kontakty → Konfiguracja → wyświetlaj pole "dodatkowe uwagi".
