KONTAKTY - Q&A
Spis treści
- 1 Jak dodać własne statusy kontaktów?
- 2 Czy można dodać własne kontakty zapisane w pliku, np. Excel?
- 3 Jak wprowadzić kilka filii dużej firmy?
- 4 Jak wyszukiwać kontakty na liście?
- 5 Jak grupować kontakty?
- 6 Jak wysyłać mailing?
- 7 Jak odnaleźć kontakty których jestem jedynym opiekunem?
- 8 Jak wysłać mailing tylko do wybranych kontrahentów, którzy są w różnych grupach?
- 9 Jakie są możliwości przeniesienia danych kontrahentów do systemu CRM?
- 10 W jaki sposób można uzupełnić wybrane pola kontaktów danymi z Excela?
- 11 W jaki sposób pokazać na liście kontakty, które zostały dodane do CRM w określonym czasie?
- 12 Jak efektywnie prowadzić kontakty z klientami za pomocą Działań?
- 13 Jak bezpiecznie zmieniać hurtowo dane kontaktów?
- 14 Jak szybko wyświetlić kontakty dodane w ostatnim czasie, np. tygodniu, miesiącu?
- 15 Jak sprawdzić poprawność danych w pliku importu?
- 16 Czy jeśli w pliku MS Excel który importujemy mamy duplikaty, to który kontakt zostanie wgrany do systemu?
- 17 Jak wyeksportować do pliku xls kilka grup kontaktów jednocześnie?
- 18 Czy jest możliwość dołożenia kolumny do panelu startowego (KONTAKTY->Lista kontaktów) - data pozyskania kontaktu?
Jak dodać własne statusy kontaktów?
W zakładce Admin → Słowniki danych istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości własnych statusów kontrahentów. Dodatkowo dla każdego z nich można określić kolorystykę. Informacje o statusach kontaktów można znaleźć tutaj.
Czy można dodać własne kontakty zapisane w pliku, np. Excel?
Tak, można to zrobić przy użyciu przycisku Import danych znajdującego się pod listą kontaktów (zakładka: Kontakty). Dodatkowo można ustalić czy system ma nadpisywać powtarzające się Kontakty, łączyć je czy nie zapisywać w ogóle.
Jak wprowadzić kilka filii dużej firmy?
Każdą z filii można wprowadzić jako osobny kontakt powiązany z główną siedzibą firmy za pomocą sekcji Powiązane kontakty w Karcie kontaktu.
Jak wyszukiwać kontakty na liście?
Wyszukiwanie proste dostępne jest w górnej części listy kontaktów, natomiast wyszukiwanie zaawansowane po wybraniu przycisku kryteria zaawansowane. Zobacz szczegółowe informacje.
Jak grupować kontakty?
Kontakty grupujemy według dowolnie określonych kryteriów - grup. Kontakty → grupy kontaktów. Artykuł na temat tworzenia grup znajduje się tutaj.
Jak wysyłać mailing?
Mailing wysyłamy zawsze do grupy kontaktów. Zobacz szczegółowe informacje.
Jak odnaleźć kontakty których jestem jedynym opiekunem?
Aby odnaleźć kontakty, których jestem opiekunem należy wybrać z listy swoją nazwę używaną w systemie CRM Vision w nagłówku kolumny Opiekun Listy kontaktów (KONTAKTY → Kontakty → Opiekun) - w takiej sytuacji zostaną wyświetlone wszystkie kontakty, posiadające jednego lub kilkoro opiekunów wśród, których się znajduję.
Jeżeli chcemy wyszukać tylko kontakty, których jestem jedynym opiekunem należy skorzystać z kryteriów zaawansowanych i jako warunek (sekcja Warunki) wybrać z listy: Jedyny opiekun, a następnie siebie wśród dostępnych. Więcej na temat kryteriów zaawansowanych znajduje się w artykule Wyszukiwanie kontaktów.
Jak wysłać mailing tylko do wybranych kontrahentów, którzy są w różnych grupach?
Mailing wysyłany jest zawsze do grup, więc należy utworzyć nową grupę kontaktów na potrzeby danego mailingu. Można utworzyć np. grupę główną o nazwie "Mailing", a jako podgrupy - nazwy kolejnych pojedynczych mailingów. Ostatnim krokiem jest przypisanie kontrahentów do utworzonej grupy, co najłatwiej można wykonać przy pomocy funkcji "Dla zaznaczonych".
Powiązane artykuły: Tworzenie grup kontaktów oraz Tworzenie i wysyłka mailingu.
Jakie są możliwości przeniesienia danych kontrahentów do systemu CRM?
Przenoszenie danych kontrahentów do CRM Vision można wykonać w prosty sposób dzięki opcji Importu kontaktów. Dokładny opis możliwości znajduje się w artykule Import/Eksport kontaktów.
W jaki sposób można uzupełnić wybrane pola kontaktów danymi z Excela?
Przy użyciu funkcji Powtórzenia: Scal wybieranej podczas importu danych z pliku w formacie MS Excel.
Opcja scalania pozwala na dodanie danych kontaktów tylko do wybranych pól. W arkuszu wartości wpisujemy jedynie w komórki, które w CRM Vision mają zostać zaktualizowane, natomiast resztę pozostawiamy puste. Tak przygotowany plik importujemy do systemu. Import listy kontaktów → sekcja Powtórzenia: Scal istniejące kontakty z kontaktami importowanymi.
W jaki sposób pokazać na liście kontakty, które zostały dodane do CRM w określonym czasie?
W CRM Vision do każdego nowo dodanego kontaktu automatycznie przypisywana jest data pozyskania. Korzystając z możliwości wyszukiwania według kryteriów zaawansowanych w odniesieniu do tej informacji można odnaleźć wszystkie kontakty pozyskane (dodane do CRM Vision) określonego dnia lub określonym przedziale czasowym. Opis wykonania takiego filtrowania krok po kroku znajduje się w artykule Wyszukiwanie kontaktów.
Jak efektywnie prowadzić kontakty z klientami za pomocą Działań?
W celu sprawnego planowania oraz tworzenia historii zdarzeń danego kontrahenta można korzystać z opcji Zapisz i zaplanuj podobne oraz sekcji Dyskusja. Pierwsza pozwala na oddzielne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń co ma wpływ na raportowanie. Druga natomiast na przejrzyste zarządzanie sprawami w czasie, tzn. opisywanie kolejnych prób kontaktu w danej sprawie w ramach jednego zdarzenia o zaplanowanym stanie końcowym, aż do uzyskania pożądanego efektu(np. wykonanie telefonu w celu umówienia spotkania oraz doprecyzowania potrzeb zgłaszanych przez klienta).
Zobacz też:
- Jak planować kolejne działania jednym kliknięciem?
- Jak wykorzystać dyskusję do opisania kilku czynności w ramach pojedynczego działania?
- Jak tworzyć raporty działań?
Jak bezpiecznie zmieniać hurtowo dane kontaktów?
Jeżeli chcemy dokonać zmian w licznej grupie kontaktów, np. 100, powinniśmy wykonać "backup" niniejszej listy. "Backup" (kopię bezpieczeństwa) edytowanych kontaktów należy wykonać poprzez dopisanie do specjalnie w tym celu przygotowanej grupy. Czynność taka pomoże na anulowanie zmian po ich dokonaniu, jeśli nastąpi tak konieczność.
Przykład:
Jeśli z grupy 1000 kontaktów o statusie "potencjalny" w części zostanie zmieniony status na "szansa" , "aktywny" lub "rezygnacja", po wykonaniu tej czynności nowe kontakty "szansa" wymieszają się z istniejącymi kontaktami "szansa". Jedynym sposobem, aby zobaczyć listę zmienionych kontaktów będzie użycie filtra z kryterium utworzonej wcześniej grupy. Jeśli stwierdzimy, że wszystko jest w porządku, grupę "zapasową" można usunąć.
Jak szybko wyświetlić kontakty dodane w ostatnim czasie, np. tygodniu, miesiącu?
Wyszukiwanie kontaktów z ostatniego okresu należy wykonać przy wykorzystaniu Wyszukiwania zaawansowanego.
Jak sprawdzić poprawność danych w pliku importu?
Podczas importu ważne jest kilka kwestii:
- format pliku - xls,
- jeden arkusz w pliku,
- odpowiednia kolejność i nazwy kolumn - tożsame z plikiem wyeksportowany tuż przed dokonaniem importu,
- ważne aby pierwsze trzy wiersze były identyczne jak w pliku eksportowanym (wpis w komórce A1, drugi wiersz pusty, tytuły kolumn w wierszu trzecim).
Jeśli nadal będzie występował problem z importem należy dokonać eksportu danych i porównać kolumny w obu plikach. W przypadku kiedy do CRM Vision zostało dodane własne pole dodatkowe już po wykonaniu eksportu, w pliku nie będzie ono widoczne, co może mieć wpływ na poprawność importowanych danych oraz bark możliwości dokonania aktualizacji bazy danych. Opis procesu importu znajduje się w artykule Import/Eksport kontaktów.
{top}
Czy jeśli w pliku MS Excel który importujemy mamy duplikaty, to który kontakt zostanie wgrany do systemu?
Jeśli zaznaczono opcję "scal" lub "nadpisz" - kolejny duplikat z MS Excel nadpisuje poprzedni. W efekcie np. dla opcji "nadpisz" pozostanie ostatni kontakt o danej nazwie z importowanego pliku.
Jak wyeksportować do pliku xls kilka grup kontaktów jednocześnie?
W tym celu należy wykorzystać wyszukiwanie według "kryteriów zaawansowanych" (prawy górny róg nad listą) dodając dwukrotnie warunek Grupa i wybierając właściwe, które chcemy wyeksportować. Szczegółowy opis czynności znajduje się w artykule Wyszukiwanie kontaktów.
Czy jest możliwość dołożenia kolumny do panelu startowego (KONTAKTY->Lista kontaktów) - data pozyskania kontaktu?
Możliwe jest uruchomienie dodatkowego pola daty, wyświetlanego właśnie na liście, w którym informacja o utworzeniu będzie umieszczana dla nowo utworzonych kontaktów na etapie tworzenia, natomiast dla już istniejących w systemie można dokonać aktualizacji danych poprzez:
- krok 1. eksport do pliku xls,
- krok 2. skopiowanie wartości z kolumny "daty pozyskania" do kolumny z dodatkowym polem daty,
- krok 3. zaimportowanie tak przygotowanego pliku ponownie.
Aby uruchomić dodatkowe pole daty należy przejść do:
- krok 1. ADMIN → Konfiguracja → Kontakty>Lista → Pokazać dodatkowe pole daty? : TAK
- krok 2. ADMIN → Konfiguracja → Kontakty>Lista → Nazwa dodatkowego pola daty: np. 'Data pozyskania 2'
Cała operacja aktualizacji danych powinna zająć około 5-7 minut.